Зашто је управљање подацима важно?

Информације су у средишту доношења одлука. Променом података на којима раде доносиоци одлука, организација ће постићи другачији учинак. Стога је добијање најпотпунијих и најрелевантнијих информација кључ за ефикасност свих акција. Али како тачно да филтрирамо неопходне и критично важне информације, без којих би предузете мере водиле у неефикасном правцу? Одговор је ефикасна обрада података, спроведена у складу са алгоритмима који оптимизују механизме обраде, складиштења и размене података. у управљању подацима То је поверљиво.

Шта спречава да се максимално искористе подаци?

Складиштење података на свим нивоима организационе хијерархије

Постоји уобичајена тенденција скривања негативних информација. Менаџмент то чини како би избегао панику међу подређеним, а обични запослени то раде из страха да ће изгубити посао. Као резултат тога, лоша страна у активностима компаније или организације може остати скривена дуго времена.

Загађење података

У процесу циркулације, подаци расту са непоузданим информацијама, и што их је теже ослободити, то више успевају да побегну кроз велике канале. На пример, један од запослених је направио грешку у извештају и навео погрешне бројеве. Ако се то не примети на време, они ће бити реплицирани многим другим примерима који их доживљавају као поуздане.

Кашњење у размени информација

Ако се подаци чувају на различитим местима и не постоји јединствени запис о њима, њихово преузимање у право време може бити тешко.

• У преддигиталном добу, ово је одговарало ситуацији у којој су подаци о учинку сваког одељења организације били ускладиштени у многим фасциклама, десктопима и сефовима. Није их увек било могуће пронаћи у право време.
• У савременом дигиталном свету то значи да не постоји отворен и транспарентан систем за дистрибуцију информација према локацијама њиховог прикупљања. У овом случају, запослени сигурно зна да су ове информације негде похрањене, али не може тачно рећи у којој од многих фасцикли.

Шта обухвата ефикасно управљање подацима?

Који би требало да буду механизми за рад са информацијама како би се грешке благовремено откриле, филтрирали „смеће“ подаци и извукли објективни подаци, а не само они који су од користи ономе ко их открива?

Управљање подацима је слично одређивању имплементације свих процеса размене информација према контролној листи. Основни стубови овог процеса су следећи:

• Контрола пријема и преноса података. У првом случају, потребно је обезбедити да информације буду примљене у потпуности од свих потребних одељења или кључних особа. Друго – направите строге филтере ко има право приступа примљеним информацијама. Ово је важно не само због питања економске безбедности, већ и због институционалних хигијенских разлога. Преоптерећење непотребним информацијама не само да не доприноси повећању продуктивности рада, већ га и успорава.
• Систематизација података. У оквиру организације треба развити мапу складиштења података која олакшава проналажење жељених информација.
• Начин складиштења. Избор метода складиштења зависи од броја људи који морају имати непрекидан приступ овим информацијама. Ако је у питању само једна особа, може се чувати у сефу или на чврстом диску. Међутим, ако су одређене информације стално потребне широком спектру запослених, требало би их ставити у складиште у облаку како би се минимизирало време утрошено на приступ.

Што су јаснији алгоритми за добијање, размену и чување података у организацији, мања је вероватноћа да ће постојати проблем губитка или цурења потребних информација. И једно и друго омета ефикасно функционисање компаније. Компанија која се носи са задатком ефикасног управљања подацима значајно ће се успоставити у објективној стварности, не искривљеној вишком или недостатком информација.